プレゼン資料は見た目から作らないことも重要
見た目も大事ですが＠swaです。
以前の記事で、下記を話題にしました。
>>上司などに資料でレビューしてもらいたいのは文章の内容です。資料が汚いと、その部分が突っ込まれてしまい、本来レビューされる内容が後回しになり、時間が無駄になります。
さて、綺麗な資料を作るように努力し、時間をかけて何とか仕上がり、持って行きます。そうすると、上司にこう言われることもあると思います。
「何が言いたいか分からない！作り直して。」
悲しいですね。。。もしかしたら休日出勤をして頑張った資料かもしれません。ただ最初の「文章の内容」を外してしまっては、いくら綺麗な資料だからといってダメであることは事実です。今回はダメなプレゼン資料にしないためにどうすれば良いか？について話したいと思います。
まずはプレゼン資料で話すストーリーを書いてみる
資料を作る際に、まずは話しの流れ（ストーリー）を考えます。ストーリーを作る際には、
資料を話した結果、相手にどう思ってもらい、どうアクションして欲しいのか
を意識して作りましょう。例えば、社内では「決済を承認してもらいたい」、社外では「契約をしてもらいたい」などあると思います。ここがブレると何もかもが無駄になります。アカギ〜闇に降り立った天才〜で言うとVS浦部での「積み木の土台」になります。（アカギが分からない方、ごめんなさい）
プレゼンテーションで伝えたい内容を順番に書き出してみる
ストーリーが準備できたら、次はどのように何を伝えるかを書いていきます。ここでもまだ資料は作りません。ただしプレゼン資料では1枚に伝えたいことを少なくすることが大切です。よって伝えたい内容で何枚分の資料になるかは意識しておきましょう。
ここまで準備できると、上司に報告する内容としてはひとまず完成です。
資料を作らなくても、資料で伝えたいことは案外すぐに完成します。報告する時間がない時はまずここまでをメモで作るようにすると生産性がかなり向上します。
ストーリーに必要な材料を準備する
ストーリーが決まれば、後はそれを伝えるために必要となる材料を準備します。材料はいくつもあります。
- データで示す（数値で訴えるのは大事、とどんなプレゼン本にも書いてます）
- 歴史で示す（過去の偉人はこう言ってきた、など）
- 競合と比較する
- …
この材料が準備できてくると、先ほどのストーリーに対して肉付けしながら、資料を作っていくことができるはずです。
最後に：資料のチェックは怠らない
資料を一通り作り終えたら、通しで確認して、最初に想定したストーリーがちゃんと流れているか確認しましょう。ここで違和感を持った場合には、材料を削ったり、順番を並び替えるなどの最小限の修正で済むレベルまで進んでいるはずです。
ケアレスミスなども出てくる可能性も高いです。ケアレスミスのなくしかたについては別記事でご覧ください。
「あんなに頑張った資料、上司にダメ出しされてしまった・・・」
という人は是非参考にしてみてください。
新宿にある元祖サラサラカレーのお店「モンスナック」に行ってきた
また毛色を替えます＠swaです。
気分転換においしいものを食べたりするのも、生産性を落とさないためには必要と考えています。ここではswaの好きなカレーのお店を不定期に紹介します。今回は昔からあり、かつ他の店にないサラサラカレーという変わった特徴をもつ新宿の「モンスナック」さんに行ってきたお話をします。
新宿東口、紀伊国屋の地下にあるカレー屋さんです
お店の前にはこんな感じでショーケースがあります。既においしそう。
雑誌に紹介されたり、
有名人もちょこちょこ訪れている、新宿では有名なカレー屋さんです。
それもそのはず、ここはあの「笑っていいとも！」が放送されていたスタジオアルタから徒歩2、3分のところにあるので、よく有名人も来られるのです。（一度も見かけたことはないですが…）
カレーのメニューはシンプルです
店内には画像付きで掲げられたメニューのみ。
日替わりで毎日、何かしらのカレーが安くなってます。確か土日に行くと一番人気のカツカレーが安くなってたはず。
サービスメニューとは別に、ソフトドリンクが無料で付いてくるカレーもあります。今回はせっかくなのでサービスのビーフカレーと、一番のオススメトッピング！！チーズを選択しました。ついでに大盛りになりました。こちらがカレーの全容です。
ルーを見ると分かりますが、サラサラです。最近のサラサラでは北海道発祥のスープカレーが有名ですがそれはご飯とは別出しで、しかもご飯は入れずに食べるのがマナー。正直かなり珍しい構図です。正直食べにくさは他のカレーを凌駕しています。
モンスナックのカレー紹介
まずルーの味ですが、かなり食べやすいながらも後から少しスパイスが来てちょうどよいです。カレー粉をベースに作っていて、隠し味にソースが入っているような酸味も感じます。
また、ルーの上に乗っているチーズも特徴的です。通常チーズと言ったら固形になったものが出てきますが、こちらのカレーは非常にクリーミーなチーズが出てきます。こうったチーズが出てくる店は他に知りません。
ご飯は比較的柔らかめで食べやすいです。swaは固めの方が好きなので、この店に来ると毎回「もう少し固かったらなー」と思ってしまいます。。
追記：モンスナックでカツカレーも食べてきました
カツカレーはモンスナックでも人気メニューです。
カツはサクサクの揚げたて。めちゃめちゃ美味しいです。
ちなみにモンスナックではサービスでコーンサラダが頼めます。コーンをマヨネーズであえたシンプルなものですが、おいしいです。
他のお店にあまりなく、たまに食べたくなる味です。
気になった方はぜひ訪問してみてください。
長文メールに返信をするときには一工夫してみよう
読み手を意識して書くの意識を引き続き＠swaです。
業務上、どうしても長いメールを書くことがあります。しかし長いメールを書いた場合、様々なフォローが必要になる可能性があり、ひどく生産性が落ちることがあります。せっかくメールの内容を考えたのに、同じことを繰り返して説明する…多くの人が経験してきたのではないでしょうか。
前回、長文メールの工夫した書き方を1つ紹介しました。今回はもう少し別の観点から内容を紹介したいと思います。
メールが届いたとき、どう読むか？（再掲）
今回も前回同様、メールが届いたときに読む順番を意識して、修正内容を考えていきましょう。通常は下記の順番にメールを読んで返事をすると思います。
- メールのタイトルを読み、メールが必要かどうか判断する
- 本文を読み、どんなことが書いてあるかチェックする
- 書いてあることから、返信すべき内容を考える
長文メールの修正内容を、サンプル文章から考えてみる（パート２）
今回のサンプルは下記になります。特定の内容をやりとりしていた後に、同じメールに別の内容が飛び込んできて、それを返信するシーンを想定しています。
今回のポイントは、2点です。
メールのタイトルで何が言いたいかを伝えられるようにする
文面は問題ないのですが、タイトルだけ見たときに何を伝えたいのかが明確になっていません。後でメールを返信した際に☆☆☆社の進捗報告と思われる可能性があります。
メール文面の上半分に、言いたいことを集約する
本メールでは特に問題になることはあまりないですが、実際に上記のように複数人で多くのメールがやり取りされると、どの文面の内容から返信を考るのに時間がかかるケースがしばしば見受けられます。
長文メールの修正内容～解決編～
メールのタイトルを変更し、不要な部分を削除するだけで、文面もシンプルになり、次回資料を送ったときに、上司が返信を考えるのが楽になります。
「長いメールを分かりやすく書きたい！」
ときにぜひ実践してみてください。
読み手を意識した見やすい長文メールの書き方
読み手を意識して書きましょう＠swaです。
業務上、どうしても長いメールを書くことがあります。しかし長いメールを書いた場合、様々なフォローが必要になる可能性があり、ひどく生産性が落ちることがあります。せっかくメールの内容を考えたのに、同じことを繰り返して説明する…多くの人が経験してきたのではないでしょうか。
メールが届いたとき、どう読むか？を意識して書く
どうするか考える上で上記を意識しましょう。そうすると、普段メールを読んで返信するときには下記3つの手順を踏むと思います。
- メールのタイトルを読み、メールが必要かどうか判断する
- 本文を読み、どんなことが書いてあるかチェックする
- 書いてあることから、返信すべき内容を考える
このそれぞれから修正内容を考えてみたいと思います。
長文メールの修正内容を、サンプル文章から考えてみる
今回は、先方（△△△社）から受領した議事メモの内容が間違っており、修正を求めたく、修正内容を上司に確認する。というテーマを元に、メールのサンプルを用意し、どのように修正すべきかを考えていきたいと思います。下記がサンプルです。
では、ポイントを3点発表します。
メールのタイトルで何が言いたいかを伝えられるようにする
最初に見るタイトルは非常に大切です。今回の「議事録のチェック」だけだと、修正内容をチェックするところまで読み取ることができません。結果、上司から下記のような、本来の目的とずれた指摘を受ける可能性があります。
「この議事の～～～～～～～の部分、間違ってるんじゃない？」
タイトルは極力分かりやすくなるよう修正しましょう。また、1つのメールで複数のことを伝えたい場合があります。その場合には『～～に関する2点の確認依頼』などと工夫するとよいでしょう。
メール文面の上半分に、言いたいことを集約する
下までスクロールしてメールを見るのは意外に面倒です。一字一句メールの内容を理解して読み進める必要があり、読んで見たけど言いたいことが分からない。となる典型例になります。
今回は、「認識がずれていて、修正したい」という意図が一番下に来ているため、上に持ってくる工夫をするべきでしょう。
メールのタイトルで「何をして欲しいか」を明確にする
ここも非常に大切です。これがタイトルにない場合、読み手は文面を読んで何をするべきか考える必要があり非常に労力を使います。よく「ホウレンソウが大切」と言いますが、報告・連絡・相談の3つそれぞれで、言われたときに考えることが違います。
これらをタイトルで明確にしておくだけでも、どのように反応すべきか事前に分かった上でメールの文面を読めるので、一度に読むときの理解度が違ってきます。
長文メールの修正内容～解決編～
上記を意識した上で、下記の文章のように書き換えてみました。
- タイトルから修正内容を確認して欲しい意図が伝わり、その通り読み進められる
- 受領した議事メモのどの部分を修正すべきかが明確である
というように、理解しやすくなっているのではと考えられます。
なお、メールの文面に「議事メモここから（ここまで）」という内容がありますが、これは長い文面のときに、どんな内容が書いてあるかを明確に領域を分ける場合に有効なので、swaはよく使っています。
「長いメールを分かりやすく書きたい！」
ときに非常に最適です。ぜひ実践してみてください。
アイデアを生み出すためのたった5つのステップ
知ってる人はタイトルだけで内容が分かってしまうかも＠swaです。
「天才とは1%のひらめきと99%の努力」というエジソンの有名な名言が誤訳であったように、アイデアを思いつくひらめきは生産性を上げる上でも大切なことの1つです。正確には『1%のひらめきがなければ、99%の努力は無駄になる』ということで、ひらめきがあれば努力を最小限に抑えられるというのがswaなりの理解です。
アイデアを生み出すシンプルな方法
アイデアを生み出すためには 色々なことを考えなければいけないと思いがちですが、実は単純に出来ます。それが紹介されているのが次の本です。
この本ですが、まず非常に薄い(102ページ)です。「60分で読めるけれど一生あなたを離さない本」というキャッチフレーズも納得します。しかしそれでいて《アイデアをどうやって手に入れるか》という質問への解答を明確に示しています。大きく2つのことしか書かれていないと考えます。
アイデアは、既存の要素の新しい組み合わせである
これまでのアイデアを振り返ってみると、全く突拍子のないものはほとんどなく、誰でも聞いたことのあるような言葉が多く含まれています。そこに新鮮味を感じられるのは組み合わせによる効果が大きいです。
要素の組み合わせを意識し5つのステップを実行する
上記を意識してアイデアの元をつかんでいくことが大切です。言葉で聞くと当たり前のように感じますが、実践することは意外に難しいです。
- データ収集
- データの咀嚼
- データの組み合わせ
- ユーレカ（発見）の瞬間
- アイデアのチェック
特に重要なのは組み合わせを考えるときで、ここはアイデアを生む対象についてのみ考えるだけではダメで、他のことを気分転換に行うなども必要になってきます。個人的には心にゆとりを持つことが大切なのかなと思っています。
アイデアを考える際の本質に迫れる本です。
「なんとなくアイデアを練っているけど、うまくいかない…」
人はぜひ読んでみてください。
マクドナルド理論って知ってますか？～発言することの大切さ～
実践するのは意外に簡単です＠swaです。
会議を円滑に進めることは生産性向上の第一歩です。会議にはたくさんの人が参加しています。1人で300分作業をするのと、10人で30分会議するとでは仕事量としては全く変わりません。ただ生産性となると複数人ではなかなか生みづらいものです。
会議の生産性がなくなる理由はいくつもありますが、その１つが下記です。
「発言がないまま会議が終わってしまう」
特にアジェンダも決まっていず集まってはみたものの、何を話したらいいか具体的にならず、次回に持ち越しになってしまう…少なくないと思います。
積極的に発言される会議を生み出すための解決策
そんなときに「マクドナルド理論」を思い出してみましょう。
マクドナルド理論とは、何か食べたいものを決めたいときに「マクドナルド食べたい」と言うと、
- いやー、そりゃないっしょｗ
- さすがにもっと美味しいところ行こうよ！例えば…
というように、その提案が実現されないように何か別の意見が出やすくなるというものです。このような意見が出てくればそこからさらに色々な意見がたくさん出てきて、会議がまとまるということがよくあります。
特に新人はチャンスです。分からないなりになんとなく質問すると、積極的と思ってくれる可能性もあり一石二鳥と言えます。ただ新人だから使えないということは全くなく、誰でもまず発言してみるという意識を持つだけで十分に使えます。
誰か1人でも発言すれば、数珠つなぎのように会話がはずむことも十分ありえます。
「会議であまり意見が出ない！どうしたらいいんだ～！」
と思ったときにはぜひ試してみましょう。
あけまして2017
おめでとうございます＠swaです。
今年も「すわブログ」を宜しくお願いいたします。目標は年100記事で変わりませんが、今のところほぼ毎日更新できているので、案外早く達成できる…かもしれません。がんばります！
