すわブログ

生産性向上術・グルメを中心に、シンプルに分かりやすく伝えるswaのブログです。

読み手を意識した見やすい長文メールの書き方

読み手を意識して書きましょう@swaです。

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業務上、どうしても長いメールを書くことがあります。しかし長いメールを書いた場合、様々なフォローが必要になる可能性があり、ひどく生産性が落ちることがあります。せっかくメールの内容を考えたのに、同じことを繰り返して説明する…多くの人が経験してきたのではないでしょうか。

メールが届いたとき、どう読むか?を意識して書く

どうするか考える上で上記を意識しましょう。そうすると、普段メールを読んで返信するときには下記3つの手順を踏むと思います。

  1. メールのタイトルを読み、メールが必要かどうか判断する
  2. 本文を読み、どんなことが書いてあるかチェックする
  3. 書いてあることから、返信すべき内容を考える

このそれぞれから修正内容を考えてみたいと思います。

長文メールの修正内容を、サンプル文章から考えてみる

今回は、先方(△△△社)から受領した議事メモの内容が間違っており、修正を求めたく、修正内容を上司に確認する。というテーマを元に、メールのサンプルを用意し、どのように修正すべきかを考えていきたいと思います。下記がサンプルです。

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では、ポイントを3点発表します。

メールのタイトルで何が言いたいかを伝えられるようにする

最初に見るタイトルは非常に大切です。今回の「議事録のチェック」だけだと、修正内容をチェックするところまで読み取ることができません。結果、上司から下記のような、本来の目的とずれた指摘を受ける可能性があります。

「この議事の~~~~~~~の部分、間違ってるんじゃない?」

タイトルは極力分かりやすくなるよう修正しましょう。また、1つのメールで複数のことを伝えたい場合があります。その場合には『~~に関する2点の確認依頼』などと工夫するとよいでしょう。

メール文面の上半分に、言いたいことを集約する

下までスクロールしてメールを見るのは意外に面倒です。一字一句メールの内容を理解して読み進める必要があり、読んで見たけど言いたいことが分からない。となる典型例になります。

今回は、「認識がずれていて、修正したい」という意図が一番下に来ているため、上に持ってくる工夫をするべきでしょう。

メールのタイトルで「何をして欲しいか」を明確にする

ここも非常に大切です。これがタイトルにない場合、読み手は文面を読んで何をするべきか考える必要があり非常に労力を使います。よく「ホウレンソウが大切」と言いますが、報告・連絡・相談の3つそれぞれで、言われたときに考えることが違います。

これらをタイトルで明確にしておくだけでも、どのように反応すべきか事前に分かった上でメールの文面を読めるので、一度に読むときの理解度が違ってきます。 

長文メールの修正内容~解決編~

上記を意識した上で、下記の文章のように書き換えてみました。

  • タイトルから修正内容を確認して欲しい意図が伝わり、その通り読み進められる
  • 受領した議事メモのどの部分を修正すべきかが明確である

というように、理解しやすくなっているのではと考えられます。

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なお、メールの文面に「議事メモここから(ここまで)」という内容がありますが、これは長い文面のときに、どんな内容が書いてあるかを明確に領域を分ける場合に有効なので、swaはよく使っています。

「長いメールを分かりやすく書きたい!」

ときに非常に最適です。ぜひ実践してみてください。