失敗することをポジティブに考えましょう
失敗により人は育ちます＠swaです。
理由は何にせよ、ミスなどで上司などに怒られると悲しくなります。しかし悲しくても仕事はどんどん進みます。立ち止まってては何も起きません。行動を起こすことが大切です。
失敗することで起きる良いこととは
ITの世界では、失敗したときには「なぜなぜ分析」をよく行います。ミスに対しWhy?を突き詰めていき、本来の根本的な原因を探ることが目的です。5W1Hなど、様々な観点で考えていくことが必要になり、考える力が鍛えられます。
このように失敗を振り返っていくと、失敗しないために様々な意識をする必要があると考えることができ、次からは失敗しないように工夫することができます。なお覚えられているかどうかは別の問題です。ケアレスミスが多い人は下記の記事も参考になると思います。
一方で、成功し続ける人は、それだけ失敗をしている人であるということができます。あのイチローも4000本の安打を打つ前には何千本も凡打の山を築いているのです。
そうでなく成功し続けている人は危険だと考えます。自分の成功体験の中だけでしか物事を語れなくなってしまうため、突発的な出来事が起こったときに掘り下げられていないため対応できなくなってしまうためです。
最後に：なぜなぜ分析の参考になる本を紹介します
なぜなぜ分析は経験すれば必ずできますが、どういった観点で実施するかどうかという辞書的な意味で、この本が役に立ちます。
またこの本のタイトルにもあるように、なぜなぜ分析は課題を解決する力も養うことができます。有名なのはこの本でしょう。
失敗は成功の母です。
クヨクヨせずに、次につなげることも大切です。
仕事で使える部品を作って仕事を楽にするテクニック ※随時修正
どんなときにも役に立ちます＠swaです。
仕事をしてるとき、なんとなくしている人と意識を持って行う人では生産性は格段に違いますが、その際に違いとして出てくる一つのことが
業務を部品化しているかどうか
になります。
仕事における部品とは何か
仕事では再現性が重要です（詳しくはおいおい書きます）。仕事をちゃんと再現する際には、自分が覚えている内容を今までの経験から取り出して実行する必要があります。
そんなときに部品として残しておけば使い回すだけで非常に楽に作業ができます。ここでは仕事でよく使う部品について書いていきます。
作業マニュアルを部品化する
代表的な部品です。操作手順を明確にすることで、後で誰かに引き継ぐときに楽になります。手順を作るときには、情報を誰が見ても同じように作業できるかを意識しましょう。新しい人がすぐに分からない用語などを減らす工夫も重要になります。
プレゼン資料を部品化する
一度作った資料は、使いまわせることも多いです。スライドそのままではなく文章や画像を差し替えるだけで使えるテンプレートを作っておくことも大切です。
1枚1枚をテンプレートとして作ると使い回しづらいため、複数枚で利用用途を明確にして部品を作っていくと仕事が効率的になります。
トークスクリプト・メールの言い回しを部品化する
文章の表現も困ることが多いので、ピンポイントに使える表現は一度使ったら使いまわせるようにしておきましょう。個人的には敬語などの表現は忘れやすいので、後で使えるように残してあります。
メモとして残すと忘れる可能性もあるので、どこでどんなメールで書いたかなどイベントで覚えておき、あとで検索できるようにすると良いです。電話の場合はどこかにメモを残しておきましょう。メモはToDoを管理するのと同じ形式で残しています。
他にも、思いつき次第追加していきます。
自分のできる作業を部品にしていくと、有意義なことを考える時間を増やすことができます。
ストレスをためずに作業する基本になると思います。意識をしていきましょう。
効率よく議事録を書くための3つのポイント
議事をまとめるまでが打ち合わせ＠swaです。
打ち合わせの後、議事録をまとめることは非常に大切です。シンプルなので、新人が任される仕事第一位なのですが、意外にやってみると面倒であり、うまくいかないことがあったり、最初は議事録を書くだけで1日かかってしまうこともあるでしょう。どのように効率良く議事録を書くべきかを紹介します。
議事録を書く目的は？
議事録を書く目的は、「打ち合わせ内容を共有できるように残しておく」ただ1つです。議事録が間違っていると間違った内容が共有されてしまうため、非常に危険です。目的を意識して、気を付けることを考えましょう。
打ち合わせの目的や内容、参加者を事前に明確にしておく
情報を共有する、商談をする、上司にレビューしてもらうなど、打ち合わせにも様々な意味があります。意味を正しく捉えるのとそうでないのとで理解度が変わってくるため、打ち合わせで書くメモの精度に影響します。
また、参加者によっても言うことが全く違う可能性があるので、そこも意識しておきましょう。システム構築であれば、開発する人、開発メンバを管理する人、利用する業務の人…など様々な人がいます。どの人が参加するかによっても、伝える内容も異なってきます。
事前にここまで明確にしておけば、この部分で議事録の内容を考える時間を削減できます。
目的が達成できたかどうかの判断を行い、結果として報告できるようにする
打ち合わせ時は、目的に対して、相手がどのように反応したかを意識して聞くようにしましょう。結局それは打ち合わせの結果になります。その場で理解してメモをしておくことで、最低限打ち合わせで必要な情報を得ることができます。
たまに、打ち合わせ前に目的が共有されていず、本来想定していた目的と異なる話になる可能性もあるので注意しましょう。
「Aを想定していたが、実際にはBが目的だった」
のように打ち合わせの場ではメモを残しておき、報告できる準備をしておきましょう。
打ち合わせの次に実施すべきことを明確にしておく
打ち合わせをやって、その場で何もなく終了する、ということはそれほど多くありません。次にどのようにすべきかも明確にしておきましょう。明確になっていないと結局上司から、
「次どうするのか、お客様に聞いてこい！」
となり、「あのとき聞いておけばよかった…」となることがほとんどです。打ち合わせの中でなんとなく出てくることもありますがそうでないこともあるので、必ず相手の人に次にどうすべきかを聞いておくようにしましょう。こちらの想定を素直にお話するのが理想的です。
目的と参加者・結果・次に実施すべきことをまとめて、最終的な報告とする
ここまでできれば、後はそれを体裁よくまとめるだけです。だいたい10分くらいで完了するでしょう。どんなに時間がかかっても30分くらいで完了すると思います。打ち合わせが1時間でも、議事録作成に1時間かかっていたら2時間の打ち合わせをやっているのと同じことです。極力打ち合わせにかかる時間を減らしていきましょう。
「議事メモの作成、翌日になってしまった…」
などのことがないように気を付けましょう。
無理なスケジュールは立てないように！
人間には限界があります＠swaです。
仕事をやっていると、上司から突発的に
「～～～君、あの作業やってくれない？」
と言われることもあります。もちろん断る勇気も必要ですが、やらなければいけないときが来る可能性もあります。そのときに「はい！」と威勢良く引き受けたものの、他の仕事もたまっていて、なかなか取りかかれずに上司から怒られてしまう、ということになっては目も当てられません。
必須な仕事をいくつも受けてしまい、無理になってしまうことは避けなければいけません。どのようにすればよいかを考えてみましょう。
打ち合わせなどで予定を埋め尽くさない
よく仕事の予定をビッシリ埋めて、仕事があたかもできるように思い込んでいる人も中にはいますが、これはあまりよくありません。万が一の予定が入ってきたときに、それを受けられる「遊び」を持っておく必要があります。遊びについては以前抱負をお話する際に述べています。
埋め尽くさないために、作業用に予定をブロックしておくことも大切です。既に入っているスケジュールで必要な作業時間を逆算しておき、何時間必要かを見積もっておきましょう。
スケジュールを入れるときに、余裕を持って入れる
作業を頼まれると、つい「今日中にやります」「明日までに提出します」などと早めの予定で言ってしまうことがあると思います。もちろんお客様の要望などの最優先のことは実施して当然ですが、そうでないような内容でも同じようにスケジューリングしては自分の首を絞めることに繋がりかねません。
必要な作業がある中で、いつまでに完了するかどうかを見積もり、「週明けまでに」「来週の水曜日に」など、余裕をもったスケジュールが立てられるようにすると生産性が上がります。
最後に：人にものを頼むときも注意をする
また、人に頼むときにも上記は意識しましょう。他にも重要な内容が控えているかもしれません。相手に作業を頼むときには、「重要度」「期限」を納得感を持ってもらえるような条件で行うようにしましょう。無理に依頼して、相手が終わらないのを怒ってしまってはダメなサラリーマンの典型例になってしまいます。
スケジューリングは、計画的に行うことが必要です。
無理のない見積もりを行い、作業を効率よく行うよう工夫しましょう。
ケアレスミスをなくす方法、その本質を原因から読みとく
ミスはつきもの＠swaです。
仕事でケアレスミスをすることは少なくありません。ミスをしたことを嘆くよりも、
- ミスからどう立て直すか
- 今後ミスしないようにするにはどうするか
を考える方がずっと成長できます。
ケアレスミスについては既に色々と記事が書かれています。「仕事でケアレスミスをなくす〜〜の方法」「ケアレスミスをなくす仕事術」のようなタイトルの記事はいくつも見られます。
ただよくよく見ると、どれもミスを無くすために努力する事象が注目されており、本来なくすためにどのようなことを考えれば良いか？について触れられている記事がないように感じました。ここではケアレスミスの原因を考えた上で、どのようなミスがあり、どう対処していくかを話したいと思います。
ケアレスミスの原因は「正しいことが共有できていない」の1つだけです
正しいと分かっていれば、ミスは防げます。ここから置かれる状況によって幾つか分類することができるので、次にその内容をミスの度合いが小さい順に書いていきます。ミスの種類によっても、考えることは違ってきます。
ケアレスミスの原因その１：正しい内容を理解していたが、実施する際に間違えた
メモなどをしていても、思い込みで間違えるという可能性はあります。もっとも簡易的なミスです。これをなくすためには、ダブルチェックをするしかありません。ダブルチェックの方法も幾つかあります。
- 他人にチェックしてもらう
- プリントアウトしてみる（紙とデータ）
- 指差しチェックする（目だけでなく手を使う）
- 声に出して読んでみる（目だけでなく口を使う）
- 寝て起きてから考える（昨日までの自分と当日の自分）
特に寝るのは案外有効です。swaは重要なメールを送信する際には翌日起きてから再度確認して、問題ないか判断した上で送信するようにしています。当日に送る場合にも、別の業務を行うなど極力時間を空け、ミスを回避するようにしています。
ケアレスミスの原因その２：間違った内容で理解していて、正しい内容に気づけなかった（別の誰かが正解を知っていた）
正しい内容が自分の中であやふやになっている時もこれに当たります。このミスについてはメモを取っていないことが直接の原因になることが多いです。なくすための対策はメモを取る他にも、正しい内容を知っている人（上司）に確認することで防げるでしょう。確認する時間も限られているので、作業を振られた時に懸念する内容を聞いておける準備をすることも大切です。
ケアレスミスの原因その３：間違った内容のままの理解になっていた（誰も正しい事実を知らなかった）
ケアレスミスと呼んでいいのか謎ですが、稀にこう言う事が起きることもあります。もしかしたら今までは正しいと認識されていた「過去のしがらみ」である可能性もあります。このミスについてはどうしようもなく、必要なければその場で変更していくことも必要になってくるでしょう。
このように分けると、ミスをした時にどう動けば良いかも整理できてきます。下記手順を踏めばミスの大半はなくすことができるはずです。
- まず、何を間違えたかを明確にする
- 正しいことを誰が理解できていたのかを把握する
- 次起こらないようにどのように行動するかを判断する
ミスを100%なくすことは不可能です。
ミスをなくす努力をして、手戻りを少なくするように工夫をしていきましょう。
大量のデータを置換する際の時短テクニック
細かい時間も削減しましょう＠swaです。
大量のデータを抽出した際に、記号や改行コードなどファイル内の文字列を置換することはしばしばあるかと思います。データを抜きなおすのは相当時間がかかるため置換を行うのですが、それでもエディタなどで実施するとかなりの時間がかかります。
置換の時間を削減するために有効なツール「speeeeed」
下記のツールを使うと置換の時間を激減させることが可能です。
通常、エディタなどでファイルの文字列を置換する場合には下記の手順を踏みます。
- ファイルを開く
- ファイル内の文字を検索する
- 文字を置換する
- ファイルで表示している文字を描画する
speeeeedではファイルを開かずに置換できるため、エディタ描画分(1と4)のパフォーマンスがよくなる。という仕組みです。実際にswaが500MBあるファイルで約22万回の置換を行った場合には
- エディタ使用：2時間 （10秒あたりの置換数から推定）
- ツール使用：13秒 （実測値）
と、かかる時間をおよそ550分の1に激減させることができました。またBREGEXP.DLLを導入すれば正規表現も扱えます。
「大量のデータを時間をかけずに置換したい！」
そんなときにぜひ有効なのでダウンロードして利用しましょう。
断捨離をして仕事を効率よくするコツ
どうしても無駄なものはできてしまう＠swaです。
メールチェックなど、どうしても毎日発生する作業は幾つかあると思います。ただ、この作業だけで1週間の時間の大部分が埋まってしまうと、残りの時間で作業が終わらず、本来やるべき作業が進まないということが起こりえます。
無駄な作業と思われるものは削って、毎日発生する作業の時間を減らすことは、生産性に直結します。今回は時間を減らすための断捨離するコツについてお話します。
断捨離のコツは「同じような作業を自動化すること」
例えばメールチェックを毎日してると、下記のように思うことが少なからずあるはずです。
「この宛先からよくメール来るけど、重要じゃないし全然見ないな〜」
そのような時に、なんとなく既読にしたり未読のまま放置すると、生産性は低下してしまいます。
- 既読を付ける時間がそもそも無駄になる
- 未読で放置されたメールの中で重要なものを探す時間がかかる
これを防ぐために下記の断捨離が効果的です。
見ないメールは自動で既読にしてしまう
swaはGmailを業務のメインに活用しており、Gmailの場合にはフィルタ機能を用いて特定の条件に当てはまるメールを自動で既読にすることができます。もちろんOutlookなど他のメールクライアントでも対応可能です。フィルタについては下記を参考にしましょう。
このように既読にする時間を削減するだけでも、メールはだいぶ確認しやすくなります。swaはこれを続けることで、1日に200通以上のメールが来る中で、メールの確認時間は毎日30分未満でありながらも既読ゼロを数年間続けています。地道な作業ですが非常に重要だと考えています。
他にも、部署によっては帰宅前に作業した内容などを報告する目的で日報作成が必要なこともあると思います。これも毎日作るのは時間がかかります。そんなときには、
フォーマットを作り、自動的に送信できるようにしてしまう
ことで対応することが可能です。swaは、新人の時にGoogleスプレッドシートで日報作成作業を自動化するスクリプトを作成し、以降業務が忙しくなったときにも簡単な項目だけ記載することで日報を作成し送信できるようにしました。Javascriptの勉強にもなり、生産性も向上し一石二鳥だったと考えています。
システムを開発、運用する人の場合には日次チェックなどをcronコマンドで自動的に叩くなど、定常的に発生するときの対応については無意識にこなしていると思います。人手で行う手間も省き、かつケアレスミスも防げるので非常に有用ですが、案外普段の作業で行っていない人も少なくありません。
毎日定常的に起こる作業は意外にあるものです。
気づいた時に断捨離できるか判断して実践することを意識してみましょう。
