すわブログ

生産性向上術・グルメを中心に、シンプルに分かりやすく伝えるswaのブログです。

ToDoリストは作るべきか?作らないべきか?どっち??

なかなか難しい問題@swaです。

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生産性を上げるために、ToDoリストを活用すべきか否か。結構意見が分かれている質問と思います。

ToDoリストを利用する目的

ToDoリストは

自分の作業する全体を視覚化するツール

と考えられます。普段の仕事時に、内容がすべて頭にあり実行できていれば問題はありません。ただ実際のには緊急で作業が入ったり、月末に特定作業を行う必要があったりと思ったようにできません。忘れることもあります。

ToDoリストを利用するメリット・デメリット

メリットですが、視覚化できる効果として下記が挙げられます。

  • もれなくダブりなく、作業の全体像が把握できる

デメリットの方があると個人的に感じます。書き出すくらいなら先に終わらせろ、という部分が大きいです。

  • ToDoリストを使うのにそもそも時間がかかる
  • リストに書くかどうかの判断が必要になる(あまりに簡単な作業は記載不要)
  • 突発的な作業は書き出せない(本来の視覚化ができない)

swa的ToDoリストの解釈

基本的には使わないようにするのが最も生産的と考えます。

ただし、新人のときや慣れない仕事をするときなど、全体像が把握しづらく不安になる可能性がある業務に取りかかるときは、何を作業するべきかのToDoリストを作成するとよいでしょう。

ToDoリストを作成するときにも、毎日更新するではなく、業務に慣れてきたら週1の更新ペースに変更するなど、リストを更新する作業に追われないよう工夫することが大切だと考えます。

swaはToDoリストを書き出す場合、簡易的に全体像を把握する際にはGmailの下書きを用い、複雑な作業で全体像を把握する場合にはGoogleスプレッドシートに必要なカラムを用意し、事象を整理するようにしています。

あくまで把握する必要があるタイミングで行うだけなので最低限の時間で済ませています。

ToDoリストを作る時にどうするか?

参考になれば幸いです。