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すわブログ

生産性向上術・グルメを中心に、シンプルに分かりやすく伝えるswaのブログです。

プロジェクター投影時に資料を広く!大きく!見せるための工夫

見せる技術も大切@swaです。

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資料をプロジェクターなどで投影して打ち合わせを行うことも多いと思います。そんなときに、投影した資料が見づらいと打ち合わせが効率的にならない場合があります。

よくあるのが、5個とか10個とかの課題確認をするときに、投影すると2、3個しか課題が写っていないケースです。1行ずつ行を写していかないと全部の課題を見切れないため、前の課題との繋がりが分かりにくくなり、確認しづらくなります。

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なるべくこのような事象は避けるようにして、会議を少しでも効率よくする工夫が必要です。ここではタイプごとに、見せ方を工夫する方法を紹介していきます。併せて操作コマンドを紹介する場合、カギ括弧「」の中に記載します。

全般:投影時にミラーリングモードを解除する

ミラーリングとは、投影しているPCと、プロジェクターに全く同じ内容を出すという画面設定です。

ほとんどのWindowsPC製品では、デフォルトでミラーリングの設定がされていますが、プロジェクターの対応できる解像度と、PCの解像度に差がある場合、見づらい画面になってしまいます。

これを避けるためにも、極力ミラーリングモードは解除するべきでしょう。

ミラーリングしないで操作できる方法に慣れる必要がありますが、手元を見ずにマウスを動かせれば何とかなると思います。また、これを習得できると、画面を写している間にPCで作業ができるので、生産性が向上します。

内職なので、自分がメインの打ち合わせなどでは避けましょう…

Word、Excelファイル:「ダブルクリック」でリボンを隠して資料を広く見せる

リボンを表示させるとかなりの幅を取るので、それだけでファイルの中身が見づらくなってしまうことも多いです。そんなときはダブルクリックでリボンを隠してしまいましょう。これだけでかなり見やすくなります。

簡単な操作なのですが、職場だと意外に実践できていない人は以外に多いです。見てもらう人のことを意識し、ダブルクリックを心がけると良いです。

スプレッドシート:「[Ctrl]+[Shift]+[F]」でメニューをコンパクトにして資料を広く見せる

スプレッドシートでもWord、Excel同様に書式設定を隠すことができます。正式にはコンパクトコントロールというコマンドがあります。

なおスプレッドシートでは、より画面を拡大するための全画面表示もあります。ただ、たびたび解除することを忘れてしまうことが多く、swaは多用していません…。[Esc]キーで全画面表示を解除可能です。

Excelスプレッドシート:タイトル行、列は固定して、常に見えるようにする

表で見せる場合には、どうしても人目で全体を見通すことができず、ファイルを下に下にどんどん見ていくことになりますが、そのときにタイトルが消えてしまい「この行って何書いてるんだっけ?」と分からなくなってしまうこともあります。

タイトルになる行や列は固定して、常に見せて書いている内容を見失わないように工夫しましょう。ただ固定する列を多くしすぎると、今度は中身が見えなくなってしまうこともあるので、固定する内容にはバランスを取ることも大切です。

ブラウザ:「[Ctrl]+[Shift]+[b]」でお気に入りバーを隠して画面を大きく見せる

お気に入りバーには、色々なサイトの情報を入れている場合、見られると困る場所ランキング1位だと思います。それを隠すことが可能です。表示幅を大きくする目的も達成できるので一石二鳥です。

同様の事象を避けるために、ブラウザを見せるときには、ミラーリングしてない自分のPC側でURLを表示させた後にプロジェクター側に持って行くなどの工夫をしてもよいでしょう。

Powerpoint:表示モードをスライド一覧表示に切り替えて全体の構成が見えるようにする

プレゼン資料を確認してもらうときに、1枚1枚見せると時間がかかってしまう場合には、スライド一覧表示を用いましょう。資料全体を見通せるため、構成を確認するときに役に立ちます。

確認してる資料、なんか見づらいなぁ…

そう思うときには、どんな資料でも一度に見える部分を増やして効率的に確認作業を行えるようにしましょう!