すわブログ

生産性向上術・グルメを中心に、シンプルに分かりやすく伝えるswaのブログです。

無理なスケジュールは立てないように!

人間には限界があります@swaです。

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仕事をやっていると、上司から突発的に

「~~~君、あの作業やってくれない?」

と言われることもあります。もちろん断る勇気も必要ですが、やらなければいけないときが来る可能性もあります。そのときに「はい!」と威勢良く引き受けたものの、他の仕事もたまっていて、なかなか取りかかれずに上司から怒られてしまう、ということになっては目も当てられません。

必須な仕事をいくつも受けてしまい、無理になってしまうことは避けなければいけません。どのようにすればよいかを考えてみましょう。

打ち合わせなどで予定を埋め尽くさない

よく仕事の予定をビッシリ埋めて、仕事があたかもできるように思い込んでいる人も中にはいますが、これはあまりよくありません。万が一の予定が入ってきたときに、それを受けられる「遊び」を持っておく必要があります。遊びについては以前抱負をお話する際に述べています。

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埋め尽くさないために、作業用に予定をブロックしておくことも大切です。既に入っているスケジュールで必要な作業時間を逆算しておき、何時間必要かを見積もっておきましょう。

スケジュールを入れるときに、余裕を持って入れる

作業を頼まれると、つい「今日中にやります」「明日までに提出します」などと早めの予定で言ってしまうことがあると思います。もちろんお客様の要望などの最優先のことは実施して当然ですが、そうでないような内容でも同じようにスケジューリングしては自分の首を絞めることに繋がりかねません。

必要な作業がある中で、いつまでに完了するかどうかを見積もり、「週明けまでに」「来週の水曜日に」など、余裕をもったスケジュールが立てられるようにすると生産性が上がります。

最後に:人にものを頼むときも注意をする

また、人に頼むときにも上記は意識しましょう。他にも重要な内容が控えているかもしれません。相手に作業を頼むときには、「重要度」「期限」を納得感を持ってもらえるような条件で行うようにしましょう。無理に依頼して、相手が終わらないのを怒ってしまってはダメなサラリーマンの典型例になってしまいます。

スケジューリングは、計画的に行うことが必要です。

無理のない見積もりを行い、作業を効率よく行うよう工夫しましょう。