すわブログ

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3つの要素、9つのステップで学ぶ、プレゼンを上達させるコツ

アピール上手は仕事上手@swaです。

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客先での商談、社内での決済を取るための会議、学生の中間発表や論文発表、卒業式や結婚式のスピーチなど、普段の生活の中でプレゼンをする機会は非常に多いと思います。

一方で、パワポを立ち上げて資料作成してみたものの、なかなかプレゼンがうまくできないと感じる人も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、プレゼンを上達させるために何が必要か?を書いていきたいと思います。具体的には3つの要素を決め、各要素で3ステップずつ、全部で9つのステップを踏むことになります。順番にみていきましょう。

プレゼン上達に必要な要素1:原稿内容を決める

まずはプレゼンする内容を決めることから始まります。客先の商談など既に決まっている場合もあると思いますが、改めて整理してからスライド作成などに取り組むことで効率よくプレゼンを行うことが可能です。原稿内容を決めるための3ステップをみていきます。

ステップ1ー1〜ターゲットと目的を決める

ターゲットは「プレゼンを行う対象人物」のことで、目的は「プレゼンしてターゲットに何をアクションしてほしいのか」です。この2つをまず決めます。この2つによって、これから作成する内容がガラリと変わってくるために注意が必要です。

ターゲットの例:多人数(TEDなどの講演や論文発表・結婚式など)少人数(商談や社内決済承認依頼など)、役職(メンバー、課長部長、役員)

目的の例:商品を紹介するのか、紹介した商品を成約しにいくのか、社内の案件状況を共有するのか、決済を承認してもらいたいのか、自分の考え方が素晴らしいと共感してもらいたいのか(TEDは最後に該当すると思います)

ステップ1ー2〜ストーリーを決め、必要な情報を集める

ターゲットと目的が決まったら、次にターゲットにそうさせるために、どのような流れ(ストーリー)で話を構成するかを考えていきます。併せて、話の中で必要となる情報を集めていきます。ここについては過去のブログ記事もご覧いただければ幸いです。

swa.hateblo.jp

案件の進捗を報告する場合など、比較的ターゲットのアクションのハードルが低い場合には、この時点で口頭で伝えて了承を取る、などの進め方をしても問題ないと思います。

決済承認依頼や講演、結婚式などではさすがにそうはいきません。さらに工夫をします。

ステップ1ー3:ストーリーに必要となる言葉の表現を選ぶ

情報を集めてストーリーを構成できてきたと思うのですが、プレゼンではその内容を分かりやすく伝えることが大切です。そのために言葉選びが必要になります。どういった表現ならターゲットが分かりやすいのか?を自問自答しながら表現を探していきましょう。

表現を探すときには、小中学生などでもわかるようなカンタンな表現を心がけるとよいでしょう。「類義語」似た表現で言い換えたい場合などで探していくことが有効な手段の1つです。

thesaurus.weblio.jp

他には、冗長な表現を削除していくことで簡素化する手段もあります。個人的には下記の書籍を辞書的に使って学びました。

プレゼン上達に必要な要素2:デザインを決める

ここまでくると、ターゲットにアクションしてもらうために、何をどんな表現で伝えるか。までが明確になったはずです。ただそのまま伝えるだけでは問題になる可能性があります。

プレゼンが苦手な人にありがちなパターンとして、スライドに読むべき文章を全て記載し、それをそのまま読む。があります。これは非常によくないプレゼンの1つです。欠点を挙げれば下記のようにキリがありません。

文章が冗長で長い傾向があるため、時間オーバーすることが多い

話を聴きながらスライドをみたときに、どこが重要なのかが分からない

文章を読みながら話すので、視線がターゲットに向いていない

こうならないようにデザインをする必要があります。3ステップを確認しましょう。

ステップ2ー1〜言葉をどこまで話すか、文字に起こすか判断する

プレゼンは、行う時間ももちろん、聞くターゲットが見たり聞いたりする情報量にも限度があります。どこまで口頭で伝え、スライドで見せ、分かりやすく伝えるかは重要になります。

特に時間に関しては、5分で話すのか、15分なのか、30分なのかによって伝える表現が違うどころか、ストーリーの中でも削る必要のある箇所が出てくる可能性もあります。プレゼンの予定が決まったタイミングで所用時間を聞いておくのも1つの手でしょう。

情報を出した上で取捨選択し、贅肉を落としたストーリー構成を作り、時間をオーバーしないプレゼンを心がけましょう。

ステップ2−2〜文字を配置する

ここまで来るとかなりプレゼン資料に近づいています。パワポなどに文章を貼り、構成していきます。ただ文章を貼るだけでなく対称性などの配置も意識するとよいでしょう。本ブログでも別記事で触れております。

swa.hateblo.jp

スピーチなどでは、主に手元に自分が見る用途で用意するのみなので、見た目にはそこまでこだわる必要はないと思います。

ステップ2−3〜全体のボリュームを調整する

一通りプレゼン資料が出来上がっていると思いますが、ここでストーリーに沿った構成になっているか確認しましょう。例えば商品紹介で10分のプレゼンをするのに、8分近くが会社や組織の紹介などに割いている、ではよくありません。

重点的に話すべき内容にプレゼン時間を多く割けているかなどをボリューム加減を調整しましょう。とはいえ、原稿内容をストーリーを意識して準備できていれば、あまり考慮する必要はない可能性もあります。

プレゼン上達に必要な要素3:心理的動作を意識する

ここまで確認できたら、後はプレゼンを行うのみですが、プレゼンを行う際に注意する点を3ステップで紹介します。

ステップ3−1〜プレゼン前に、リスクとなりそうな要因を排除し、焦らないようにする

プレゼンの際に、質疑応答に対応することもありますが、その際に想定していない質問があったり、ターゲットと思ってない人から質問が出たりする可能性もあります。うまく答えられず焦ってしまうとプレゼン全体の印象も悪くなってしまいます。

そこでプレゼン前に、焦ってしまうようなリスクは極力排除しておくとよいでしょう。おすすめな方法は「質疑応答専用のスライドを用意しておくこと」です。

先ほどまでのステップでプレゼン内容を削っていますが、削った内容をあえて資料として残しておき、Appendixに補充します。そうすると質問が出た際に、あらかじめ用意したスライドを用いて回答ができ、スマートな印象を与えることができます。

他にもターゲットとなる人を洗い出し、事前に内容を共有しておくことも考えられますが、なかなか全てをなくすことは難しいと思います。極力リスクをなくし、リスクがある場合にはそれが起きたときの対処方法なども想定しておくとベターです。

ステップ3−2〜プレゼン中に、目線や抑揚など身体の動きに注意する

淡々とスライドを見ながら話す人のプレゼンはどうしても眠くなってしまいます。プレゼンをする際には目線をターゲットの方に向けたり、ストーリーで盛り上がる場面では声を大きくし抑揚をつけたりするなど体を動かすことを心がけるとよいでしょう。

スライドを指すなどのジェスチャーを行うのもありです。ただ、ターゲットが偉い人で、どうしても目線を向けるのが緊張してしまう人もいると思います。その場合には、その周辺にいる人で「よく頷いてくれる人」を見ながらプレゼンすることをおすすめします。

うなずくだけで印象が良くなる研究結果も出ています。逆手にとって、プレゼンしているときにうなずく人を見ると安心する効果も出てくるはずです。不安なときは意識してみてください。

tokuteikenshin-hokensidou.jp

ステップ3−3〜プレゼンの最後に、ターゲットへのアクションを明確にする

プレゼンが終了した後に、ターゲットに「で?なんだっけ?」など言われてしまっては本末転倒です。プレゼンの最後には、ターゲットに何をしてもらいたいのかを述べることで、アクションを引き出すようにしましょう。

ここまでのステップを明確にこなしたプレゼンであれば、きっとターゲットの方も親身に話を聴き、理解を示し、次のアクションをしてくれるはずです。

プレゼンをしてるんだけど、どうしてもうまくいかない・・・

そんな思いを抱えている人はぜひ参考にしてみてください。