すわブログ

生産性向上術・グルメを中心に、シンプルに分かりやすく伝えるswaのブログです。

プレゼン資料は見た目から作らないことも重要

見た目も大事ですが@swaです。

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以前の記事で、下記を話題にしました。

>>上司などに資料でレビューしてもらいたいのは文章の内容です。資料が汚いと、その部分が突っ込まれてしまい、本来レビューされる内容が後回しになり、時間が無駄になります。

swa.hateblo.jp

さて、綺麗な資料を作るように努力し、時間をかけて何とか仕上がり、持って行きます。そうすると、上司にこう言われることもあると思います。

「何が言いたいか分からない!作り直して。」

悲しいですね。。。もしかしたら休日出勤をして頑張った資料かもしれません。ただ最初の「文章の内容」を外してしまっては、いくら綺麗な資料だからといってダメであることは事実です。今回はダメなプレゼン資料にしないためにどうすれば良いか?について話したいと思います。

まずはプレゼン資料で話すストーリーを書いてみる

資料を作る際に、まずは話しの流れ(ストーリー)を考えます。ストーリーを作る際には、

資料を話した結果、相手にどう思ってもらい、どうアクションして欲しいのか

を意識して作りましょう。例えば、社内では「決済を承認してもらいたい」、社外では「契約をしてもらいたい」などあると思います。ここがブレると何もかもが無駄になります。アカギ〜闇に降り立った天才〜で言うとVS浦部での「積み木の土台」になります。(アカギが分からない方、ごめんなさい)

プレゼンテーションで伝えたい内容を順番に書き出してみる

ストーリーが準備できたら、次はどのように何を伝えるかを書いていきます。ここでもまだ資料は作りません。ただしプレゼン資料では1枚に伝えたいことを少なくすることが大切です。よって伝えたい内容で何枚分の資料になるかは意識しておきましょう。

ここまで準備できると、上司に報告する内容としてはひとまず完成です。

資料を作らなくても、資料で伝えたいことは案外すぐに完成します。報告する時間がない時はまずここまでをメモで作るようにすると生産性がかなり向上します。

ストーリーに必要な材料を準備する

ストーリーが決まれば、後はそれを伝えるために必要となる材料を準備します。材料はいくつもあります。

  • データで示す(数値で訴えるのは大事、とどんなプレゼン本にも書いてます)
  • 歴史で示す(過去の偉人はこう言ってきた、など)
  • 競合と比較する

この材料が準備できてくると、先ほどのストーリーに対して肉付けしながら、資料を作っていくことができるはずです。

最後に:資料のチェックは怠らない

資料を一通り作り終えたら、通しで確認して、最初に想定したストーリーがちゃんと流れているか確認しましょう。ここで違和感を持った場合には、材料を削ったり、順番を並び替えるなどの最小限の修正で済むレベルまで進んでいるはずです。

「あんなに頑張った資料、上司にダメ出しされてしまった・・・」

という人は是非参考にしてみてください。