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効率よく議事録を書くための3つのポイント

議事をまとめるまでが打ち合わせ@swaです。

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打ち合わせの後、議事録をまとめることは非常に大切です。シンプルなので、新人が任される仕事第一位なのですが、意外にやってみると面倒であり、うまくいかないことがあったり、最初は議事録を書くだけで1日かかってしまうこともあるでしょう。どのように効率良く議事録を書くべきかを紹介します。

議事録を書く目的は?

議事録を書く目的は、「打ち合わせ内容を共有できるように残しておく」ただ1つです。議事録が間違っていると間違った内容が共有されてしまうため、非常に危険です。目的を意識して、気を付けることを考えましょう。

打ち合わせの目的や内容、参加者を事前に明確にしておく

情報を共有する、商談をする、上司にレビューしてもらうなど、打ち合わせにも様々な意味があります。意味を正しく捉えるのとそうでないのとで理解度が変わってくるため、打ち合わせで書くメモの精度に影響します。

また、参加者によっても言うことが全く違う可能性があるので、そこも意識しておきましょう。システム構築であれば、開発する人、開発メンバを管理する人、利用する業務の人…など様々な人がいます。どの人が参加するかによっても、伝える内容も異なってきます。

事前にここまで明確にしておけば、この部分で議事録の内容を考える時間を削減できます。

目的が達成できたかどうかの判断を行い、結果として報告できるようにする

打ち合わせ時は、目的に対して、相手がどのように反応したかを意識して聞くようにしましょう。結局それは打ち合わせの結果になります。その場で理解してメモをしておくことで、最低限打ち合わせで必要な情報を得ることができます。

たまに、打ち合わせ前に目的が共有されていず、本来想定していた目的と異なる話になる可能性もあるので注意しましょう。

「Aを想定していたが、実際にはBが目的だった」

のように打ち合わせの場ではメモを残しておき、報告できる準備をしておきましょう。

打ち合わせの次に実施すべきことを明確にしておく

打ち合わせをやって、その場で何もなく終了する、ということはそれほど多くありません。次にどのようにすべきかも明確にしておきましょう。明確になっていないと結局上司から、

「次どうするのか、お客様に聞いてこい!」

となり、「あのとき聞いておけばよかった…」となることがほとんどです。打ち合わせの中でなんとなく出てくることもありますがそうでないこともあるので、必ず相手の人に次にどうすべきかを聞いておくようにしましょう。こちらの想定を素直にお話するのが理想的です。

目的と参加者・結果・次に実施すべきことをまとめて、最終的な報告とする

ここまでできれば、後はそれを体裁よくまとめるだけです。だいたい10分くらいで完了するでしょう。どんなに時間がかかっても30分くらいで完了すると思います。打ち合わせが1時間でも、議事録作成に1時間かかっていたら2時間の打ち合わせをやっているのと同じことです。極力打ち合わせにかかる時間を減らしていきましょう。

「議事メモの作成、翌日になってしまった…」

などのことがないように気を付けましょう。