すわブログ

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仕事で使える部品を作って仕事を楽にするテクニック ※随時修正

どんなときにも役に立ちます@swaです。

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仕事をしてるとき、なんとなくしている人と意識を持って行う人では生産性は格段に違いますが、その際に違いとして出てくる一つのことが

業務を部品化しているかどうか

になります。

仕事における部品とは何か

仕事では再現性が重要です(詳しくはおいおい書きます)。仕事をちゃんと再現する際には、自分が覚えている内容を今までの経験から取り出して実行する必要があります。

そんなときに部品として残しておけば使い回すだけで非常に楽に作業ができます。ここでは仕事でよく使う部品について書いていきます。

作業マニュアルを部品化する

代表的な部品です。操作手順を明確にすることで、後で誰かに引き継ぐときに楽になります。手順を作るときには、情報を誰が見ても同じように作業できるかを意識しましょう。新しい人がすぐに分からない用語などを減らす工夫も重要になります。

プレゼン資料を部品化する

一度作った資料は、使いまわせることも多いです。スライドそのままではなく文章や画像を差し替えるだけで使えるテンプレートを作っておくことも大切です。

1枚1枚をテンプレートとして作ると使い回しづらいため、複数枚で利用用途を明確にして部品を作っていくと仕事が効率的になります。

トークスクリプト・メールの言い回しを部品化する

文章の表現も困ることが多いので、ピンポイントに使える表現は一度使ったら使いまわせるようにしておきましょう。個人的には敬語などの表現は忘れやすいので、後で使えるように残してあります。

メモとして残すと忘れる可能性もあるので、どこでどんなメールで書いたかなどイベントで覚えておき、あとで検索できるようにすると良いです。電話の場合はどこかにメモを残しておきましょう。メモはToDoを管理するのと同じ形式で残しています。

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他にも、思いつき次第追加していきます。

自分のできる作業を部品にしていくと、有意義なことを考える時間を増やすことができます。

ストレスをためずに作業する基本になると思います。意識をしていきましょう。