すわブログ

生産性向上術・グルメを中心に、シンプルに分かりやすく伝えるswaのブログです。

長文メールに返信をするときには一工夫してみよう

読み手を意識して書くの意識を引き続き@swaです。

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業務上、どうしても長いメールを書くことがあります。しかし長いメールを書いた場合、様々なフォローが必要になる可能性があり、ひどく生産性が落ちることがあります。せっかくメールの内容を考えたのに、同じことを繰り返して説明する…多くの人が経験してきたのではないでしょうか。

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前回、長文メールの工夫した書き方を1つ紹介しました。今回はもう少し別の観点から内容を紹介したいと思います。

メールが届いたとき、どう読むか?(再掲)

今回も前回同様、メールが届いたときに読む順番を意識して、修正内容を考えていきましょう。通常は下記の順番にメールを読んで返事をすると思います。

 

  1. メールのタイトルを読み、メールが必要かどうか判断する
  2. 本文を読み、どんなことが書いてあるかチェックする
  3. 書いてあることから、返信すべき内容を考える

長文メールの修正内容を、サンプル文章から考えてみる(パート2)

今回のサンプルは下記になります。特定の内容をやりとりしていた後に、同じメールに別の内容が飛び込んできて、それを返信するシーンを想定しています。

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今回のポイントは、2点です。

メールのタイトルで何が言いたいかを伝えられるようにする

文面は問題ないのですが、タイトルだけ見たときに何を伝えたいのかが明確になっていません。後でメールを返信した際に☆☆☆社の進捗報告と思われる可能性があります。

メール文面の上半分に、言いたいことを集約する

本メールでは特に問題になることはあまりないですが、実際に上記のように複数人で多くのメールがやり取りされると、どの文面の内容から返信を考るのに時間がかかるケースがしばしば見受けられます。

長文メールの修正内容~解決編~

メールのタイトルを変更し、不要な部分を削除するだけで、文面もシンプルになり、次回資料を送ったときに、上司が返信を考えるのが楽になります。

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「長いメールを分かりやすく書きたい!」

ときにぜひ実践してみてください。