すわブログ

生産性向上術・グルメを中心に、シンプルに分かりやすく伝えるswaのブログです。

5つのステップで理解する、タスクのこなし方の本質

いつどこで仕事が増えるかは分からない@swaです。

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以前、仕事とは何か?という記事を書きました。

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お金を得るチャンスはいつどんなときもやってきます。資料作成やプレゼンなどもその一貫になる可能性があるでしょう。そんな中、色々と仕事をしていくと、やること(タスク)が増えてきます。一方で、

自分がタスクに専念できる=作業できる時間には限界があります。

1日は24時間しかありません。仕事をする時間、趣味に没頭する時間、寝る時間など、1日に様々な活動を行わなければいけません。自分の供給できる時間以上に仕事をこなすことはできないのです。そこでどれだけ上手くタスクを消化するかが仕事をする上でのポイントになります。

タスクを効率化されるための手段を紹介するブログは多いですが、ここでは普段の仕事でタスクをどのようにこなしていけば良いのか。という基本に立ち返って記事を書いてみます。

この記事は、よくあるビジネス本・自己啓発本を見る前に読むと、より理解が深まります。本を読んだことがある人も見ると納得する部分も多いはずです!

タスクをこなす上で覚えておいて欲しいこと

具体的な手順に入る前に、タスクには難易度、緊急度と2つの「度合い」があるということを覚えておきましょう。具体的には、

  • 難易度:その仕事がどのくらいの時間でできるのか
  • 緊急度:その仕事はいつまでに終わらせなければいけないのか

という2つの指標になります。この度合いのトレードオフで、どこまで仕事を行えばよいか?また行うべきか?の判断を行うことになります。

ちなみにこの考え方は、下記の本で紹介されていたことがあるようです。

「いつまでに」「どれだけ」終わらせられるのかを考えるだけなので、そこまで大した発想ではないことが分かると思います。実際swaはこの本を読んだことがないですが、普段生産性を意識することで自然にこの考え方に至っています。

タスクをこなす上で考える5つのステップ

これらを意識した上で、タスクをこなすときにどのような考え方をするか理解しましょう。大きく5つのステップでタスクは実行します。

  1. タスクとなっていることを思い出す
  2. 複数のタスクの中から、どのタスクをやるか判断する
  3. タスクを実行する
  4. 実行中に他のタスクが舞い込んでくる
  5. タスクを完了させる

この5ステップと並行して「タスク情報を共有する」というものがあります。情報共有についてはより詳しく記事を書いているので参考にしてみてください。

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このステップを意識すると、タスクをこなす方法が自ずと分かってくるはずです。どれもビジネス本などに載っていることが当たり前のことに思えてきます。

タスクを思い出せる時間を短縮する

「翌日のToDoリストを作る」「メモを取る」などがここに挙げられます。タスクは忘れてしまったら絶対にこなすことはできません。忘れないようにメモを取っておくことは大切でしょう。

どうしても忘れてしまう場合には、ケアレスミスが続いているのだと思います。こちらの記事を参考にしてみてください。

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判断の必要がないタスクは速攻で終わらせる

今回のステップのうち、判断して実行する間に最も時間がかかります。ここを最大限少なくすることがタスクを消化する上では大切になります。そこで、舞い込んできた仕事のうち、簡単な作業については速攻で終わらせましょう。

例えば「資料送ってください」とswaが口頭で言われたときには、その場で送る人と確認しながらファイルを送ってしまいます。常に情報を共有しながら作業をすることで、やったことを忘れることも少なくなってくる効果もあります。

タスクを実行する時間を短縮する

いわゆる生産性向上はココにスポットが当てられることが多いですね。テンプレートを作って作業しやすくするなどが挙げられます。swaのブログでも紹介しています。

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仕事は完成度より、完成させることを優先する

タスクをこなすときに、しっかりやりたいという気持ちもありますが、緊急性や難易度を鑑みると、時間が足りずできないことも多いです。そのため、終わらせることを優先させるとうに動く必要があります。どうしても終わらないのに質を要求される場合には、どこまで終わったかを明確にしてから報告するようにしましょう。

うまくタスク管理してるはずだけど、うまく行かない・・・

そんなときには基本に立ち返ることも大切です。ぜひ参考にしてみてください。