すわブログ

生産性向上術・グルメを中心に、シンプルに分かりやすく伝えるswaのブログです。

断捨離をして仕事を効率よくするコツ

どうしても無駄なものはできてしまう@swaです。

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メールチェックなど、どうしても毎日発生する作業は幾つかあると思います。ただ、この作業だけで1週間の時間の大部分が埋まってしまうと、残りの時間で作業が終わらず、本来やるべき作業が進まないということが起こりえます。

無駄な作業と思われるものは削って、毎日発生する作業の時間を減らすことは、生産性に直結します。今回は時間を減らすための断捨離するコツについてお話します。

断捨離のコツは「同じような作業を自動化すること」

例えばメールチェックを毎日してると、下記のように思うことが少なからずあるはずです。

「この宛先からよくメール来るけど、重要じゃないし全然見ないな〜」

そのような時に、なんとなく既読にしたり未読のまま放置すると、生産性は低下してしまいます。

  • 既読を付ける時間がそもそも無駄になる
  • 未読で放置されたメールの中で重要なものを探す時間がかかる

これを防ぐために下記の断捨離が効果的です。

見ないメールは自動で既読にしてしまう

swaはGmailを業務のメインに活用しており、Gmailの場合にはフィルタ機能を用いて特定の条件に当てはまるメールを自動で既読にすることができます。もちろんOutlookなど他のメールクライアントでも対応可能です。フィルタについては下記を参考にしましょう。

www.appsupport.jp

このように既読にする時間を削減するだけでも、メールはだいぶ確認しやすくなります。swaはこれを続けることで、1日に200通以上のメールが来る中で、メールの確認時間は毎日30分未満でありながらも既読ゼロを数年間続けています。地道な作業ですが非常に重要だと考えています。

他にも、部署によっては帰宅前に作業した内容などを報告する目的で日報作成が必要なこともあると思います。これも毎日作るのは時間がかかります。そんなときには、

フォーマットを作り、自動的に送信できるようにしてしまう

ことで対応することが可能です。swaは、新人の時にGoogleスプレッドシートで日報作成作業を自動化するスクリプトを作成し、以降業務が忙しくなったときにも簡単な項目だけ記載することで日報を作成し送信できるようにしました。Javascriptの勉強にもなり、生産性も向上し一石二鳥だったと考えています。

システムを開発、運用する人の場合には日次チェックなどをcronコマンドで自動的に叩くなど、定常的に発生するときの対応については無意識にこなしていると思います。人手で行う手間も省き、かつケアレスミスも防げるので非常に有用ですが、案外普段の作業で行っていない人も少なくありません。

毎日定常的に起こる作業は意外にあるものです。

気づいた時に断捨離できるか判断して実践することを意識してみましょう。