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口頭・電話・メール、コミュニケーションを行うときに気をつけること

基本です@swaです。

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仕事をする上でコミュニケーションは欠かせません。近年ではLINEを業務に使うケースも出ているようですが、コミュニケーションの手段は大きく3つになると考えます。

  • 口頭
  • 電話
  • メール

これらを使い分ける際に、どのようなことに気をつければ良いか。についてお話します。

メールでコミュニケーションをとる際に注意すること

普段メールを読んで返信するときには下記3つの手順を踏むと考えられます。

  1. メールのタイトルを読み、メールが必要かどうか判断する
  2. 本文を読み、どんなことが書いてあるかチェックする
  3. 書いてあることから、返信すべき内容を考える

この手順を意識して、メールを書くことでコミュニケーションロスを減らすことができます。先日も似た記事を書いていますので、参考にして頂ければ幸いです。

swa.hateblo.jp

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口頭、電話でコミュニケーションをとる際に注意すること

直接会話ができるので、相手の反応を見ながら会話を行うことができます。反面、メールと違い内容を一通り読むという作業ができず、その場での判断が必要になります。口頭、電話の場合には、下記3つの手順で話を行うと良いでしょう。

「相手にどう反応して欲しい内容か」を明確に伝える

「報告があります」「△△△社の件で1点連絡です」などを最初につけるだけで、相手がどのように反応すれば良いのか準備ができ、話を聞いてもらえる体制が整います。

起きている事実、個人的な見解や意見の順番に話す

また、今起こっていることを明確に話すことが非常に大切です。「自分は・・・と思っている」「◆◆◆さんは・・・」という内容も大切ですが、コミュニケーションギャップがあり異なっている可能性もあります。確実なことから話すことで混乱を避けましょう。

事実と意見をどう分けるのか?は、下記サイトが参考になります。

www2.nhk.or.jp

最後に、反応して欲しい問いかけをする

また、最後に反応してもらうために、問いかけをしましょう。「問題ないでしょうか?」くらいの簡単なものでも構いません。

できれば「はい」「いいえ」で答えられるクローズ質問が良いです。

難しい場合にはオープンでももちろん大丈夫です。言いっぱなしで終わると「何がしたかったのか?」と思われてしまします。

最後に:電話でコミュニケーションを行う際は

電話の場合には相手の反応が読み取れないため、話してから次の話に移るタイミングを気持ち多めに取ったり、相手が相槌を打つかどうか確認するなど工夫を行うと良いでしょう。

コミュニケーションは仕事の基本です。

様々な場面で使い分けられるようにしましょう。