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すわブログ

生産性向上術・グルメを中心に、シンプルに分かりやすく伝えるswaのブログです。

大量データを扱うときに利用するExcel / Googleスプレッドシートのショートカットを5個紹介します

生産性を上げる1つのポイント@swaです。

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作業するときになるべく時間を削減することは大切です。特にExcelなどの表計算アプリの作業が早いかどうかは仕事のスピードに直結するでしょう。

さて、作業する際の1つの指標として、

データが大量になったときに、同様のスピードでできるか?

ということが挙げられます。10回の作業ならすぐ終わるという人でも、それを10000回と作業するときに10000倍の時間がかかってしまい、やる気をなくしてしまう人がいるかもしれません。

しかし、Excelではだいたい10000回行うような作業は1つのコマンドで同様に行えるようになっていることが多いです。ここではそんな大量データを扱うときのショートカットについて見ていきましょう。

今回のショートカットはExcel準拠ですが、Googleスプレッドシートでもほとんど同様に活用することが可能です。

大量データのセル移動:Ctrlキー + カーソルキー(更に+Shiftキーでセル選択①)

もっとも基本のアクションです。セルに値が入っている場合、最後に入っているセルの位置まで飛ぶことができます。入っていない場合には一番最後のセルまで飛ぶことが可能です。

Shiftキーと併用すると、大量のセルを一気に選択することが可能です。特定のセルをコピーしてから、大量にセルを選択して貼り付け、という作業でかなりの時間削減につながります。

大量データのセル選択②:Shiftキーを押しながらマウスクリック

Shiftキーを押しながらどこかのセルでマウスクリックをすると、すでに選択されているセルからクリックしたセルまでの間の全セルが選択された状態になります。データが歯抜けになっているなど、Ctrlキーだけだと面倒な場合にたまに使われます。

この操作はExcelだけでなくブラウザのテキストなどをコピーする時にも活躍します。一度コピーしたい先頭箇所をクリックしてから上記操作をすると、その部分までを選択することが可能です。

シート移動:Ctrlキー + PageUpキー (PageDownキー)

シートの切り替え時に、毎回マウスで選択するのはかなり面倒です。そんな時にこのショートカットが役に立ちます。

ただシートが複数ある場合には、マウスで選択した方が早いこともあります。そんなときは事前に作業すべきシートを近づけておくことで、このショートカットが生きてくることでしょう。

直前の操作の繰り返し:F4キー

罫線の入力など、操作が複雑で何度も必要な作業がある場合、直前に実施した操作をそのまま再現してくれるショートカットです。本当に便利なので、利用価値はかなり高いです。最近keynoteを使い出したのですがこのショートカットがなく、Appleさんには是非このショートカットを早急に導入いただきたいと思っています。

番外:「書式のコピー/貼り付け」ボタン

なお、塗りつぶしやフォント変更の場合には、「書式のコピー/貼り付け」ボタンが便利です。一度クリックすると一度だけ書式貼り付け可能で、ダブルクリックすると、再度ボタンをクリックするまで何度でも書式貼り付けができます。

「形式を指定して貼り付け」 Ctrlキー + Altキー + Vキー

数式を大量にコピーしているとExcelの動作が重くなり、1クリックするのに数秒待つなどの作業が強いられることがあります。そんな時には、数式を値に変換してしまいましょう。

数式のセルを選択してコピーした後で、形式を指定して貼り付けを選択し、その中から「値のみ」を指定して貼り付けると、数式だったところがすべて値に変換され、Excelが軽くなります。

定期的に運用する場合にはVBAを組むなど工夫が必要ですが、一時的に計算結果を利用する場合には数式が入らなくなることが多いので役に立ちます。

同じ操作を1000回もやりたくないー!

そんな時には多くのデータに影響しないこれらのショートカットを駆使しましょう。