ケアレスミスをなくす方法、その本質を原因から読みとく
ミスはつきもの＠swaです。
仕事でケアレスミスをすることは少なくありません。ミスをしたことを嘆くよりも、
- ミスからどう立て直すか
- 今後ミスしないようにするにはどうするか
を考える方がずっと成長できます。
ケアレスミスについては既に色々と記事が書かれています。「仕事でケアレスミスをなくす〜〜の方法」「ケアレスミスをなくす仕事術」のようなタイトルの記事はいくつも見られます。
ただよくよく見ると、どれもミスを無くすために努力する事象が注目されており、本来なくすためにどのようなことを考えれば良いか？について触れられている記事がないように感じました。ここではケアレスミスの原因を考えた上で、どのようなミスがあり、どう対処していくかを話したいと思います。
ケアレスミスの原因は「正しいことが共有できていない」の1つだけです
正しいと分かっていれば、ミスは防げます。ここから置かれる状況によって幾つか分類することができるので、次にその内容をミスの度合いが小さい順に書いていきます。ミスの種類によっても、考えることは違ってきます。
ケアレスミスの原因その１：正しい内容を理解していたが、実施する際に間違えた
メモなどをしていても、思い込みで間違えるという可能性はあります。もっとも簡易的なミスです。これをなくすためには、ダブルチェックをするしかありません。ダブルチェックの方法も幾つかあります。
- 他人にチェックしてもらう
- プリントアウトしてみる（紙とデータ）
- 指差しチェックする（目だけでなく手を使う）
- 声に出して読んでみる（目だけでなく口を使う）
- 寝て起きてから考える（昨日までの自分と当日の自分）
特に寝るのは案外有効です。swaは重要なメールを送信する際には翌日起きてから再度確認して、問題ないか判断した上で送信するようにしています。当日に送る場合にも、別の業務を行うなど極力時間を空け、ミスを回避するようにしています。
ケアレスミスの原因その２：間違った内容で理解していて、正しい内容に気づけなかった（別の誰かが正解を知っていた）
正しい内容が自分の中であやふやになっている時もこれに当たります。このミスについてはメモを取っていないことが直接の原因になることが多いです。なくすための対策はメモを取る他にも、正しい内容を知っている人（上司）に確認することで防げるでしょう。確認する時間も限られているので、作業を振られた時に懸念する内容を聞いておける準備をすることも大切です。
ケアレスミスの原因その３：間違った内容のままの理解になっていた（誰も正しい事実を知らなかった）
ケアレスミスと呼んでいいのか謎ですが、稀にこう言う事が起きることもあります。もしかしたら今までは正しいと認識されていた「過去のしがらみ」である可能性もあります。このミスについてはどうしようもなく、必要なければその場で変更していくことも必要になってくるでしょう。
このように分けると、ミスをした時にどう動けば良いかも整理できてきます。下記手順を踏めばミスの大半はなくすことができるはずです。
- まず、何を間違えたかを明確にする
- 正しいことを誰が理解できていたのかを把握する
- 次起こらないようにどのように行動するかを判断する
ミスを100%なくすことは不可能です。
ミスをなくす努力をして、手戻りを少なくするように工夫をしていきましょう。
大量のデータを置換する際の時短テクニック
細かい時間も削減しましょう＠swaです。
大量のデータを抽出した際に、記号や改行コードなどファイル内の文字列を置換することはしばしばあるかと思います。データを抜きなおすのは相当時間がかかるため置換を行うのですが、それでもエディタなどで実施するとかなりの時間がかかります。
置換の時間を削減するために有効なツール「speeeeed」
下記のツールを使うと置換の時間を激減させることが可能です。
通常、エディタなどでファイルの文字列を置換する場合には下記の手順を踏みます。
- ファイルを開く
- ファイル内の文字を検索する
- 文字を置換する
- ファイルで表示している文字を描画する
speeeeedではファイルを開かずに置換できるため、エディタ描画分(1と4)のパフォーマンスがよくなる。という仕組みです。実際にswaが500MBあるファイルで約22万回の置換を行った場合には
- エディタ使用：2時間 （10秒あたりの置換数から推定）
- ツール使用：13秒 （実測値）
と、かかる時間をおよそ550分の1に激減させることができました。またBREGEXP.DLLを導入すれば正規表現も扱えます。
「大量のデータを時間をかけずに置換したい！」
そんなときにぜひ有効なのでダウンロードして利用しましょう。
断捨離をして仕事を効率よくするコツ
どうしても無駄なものはできてしまう＠swaです。
メールチェックなど、どうしても毎日発生する作業は幾つかあると思います。ただ、この作業だけで1週間の時間の大部分が埋まってしまうと、残りの時間で作業が終わらず、本来やるべき作業が進まないということが起こりえます。
無駄な作業と思われるものは削って、毎日発生する作業の時間を減らすことは、生産性に直結します。今回は時間を減らすための断捨離するコツについてお話します。
断捨離のコツは「同じような作業を自動化すること」
例えばメールチェックを毎日してると、下記のように思うことが少なからずあるはずです。
「この宛先からよくメール来るけど、重要じゃないし全然見ないな〜」
そのような時に、なんとなく既読にしたり未読のまま放置すると、生産性は低下してしまいます。
- 既読を付ける時間がそもそも無駄になる
- 未読で放置されたメールの中で重要なものを探す時間がかかる
これを防ぐために下記の断捨離が効果的です。
見ないメールは自動で既読にしてしまう
swaはGmailを業務のメインに活用しており、Gmailの場合にはフィルタ機能を用いて特定の条件に当てはまるメールを自動で既読にすることができます。もちろんOutlookなど他のメールクライアントでも対応可能です。フィルタについては下記を参考にしましょう。
このように既読にする時間を削減するだけでも、メールはだいぶ確認しやすくなります。swaはこれを続けることで、1日に200通以上のメールが来る中で、メールの確認時間は毎日30分未満でありながらも既読ゼロを数年間続けています。地道な作業ですが非常に重要だと考えています。
他にも、部署によっては帰宅前に作業した内容などを報告する目的で日報作成が必要なこともあると思います。これも毎日作るのは時間がかかります。そんなときには、
フォーマットを作り、自動的に送信できるようにしてしまう
ことで対応することが可能です。swaは、新人の時にGoogleスプレッドシートで日報作成作業を自動化するスクリプトを作成し、以降業務が忙しくなったときにも簡単な項目だけ記載することで日報を作成し送信できるようにしました。Javascriptの勉強にもなり、生産性も向上し一石二鳥だったと考えています。
システムを開発、運用する人の場合には日次チェックなどをcronコマンドで自動的に叩くなど、定常的に発生するときの対応については無意識にこなしていると思います。人手で行う手間も省き、かつケアレスミスも防げるので非常に有用ですが、案外普段の作業で行っていない人も少なくありません。
毎日定常的に起こる作業は意外にあるものです。
気づいた時に断捨離できるか判断して実践することを意識してみましょう。
神保町にある昔ながらのカレーのお店「ライスカレー まんてん」に行ってきた
本日はカレーの日とのことです＠swaです。
前回はサラサラしたカレーを紹介しましたが、今回はルーの特徴では正反対のお店を紹介します。
神保町はカレーの聖地です。
Googleでは文字を打つと予測してキーワードの候補を出す「予測候補」がありますが、神保町と打ったときに出てくる一番最初のキーワードがカレーです。ラーメンではなく、カレーなのです。神保町に来たらまずカレー屋を探しましょう。
さて、そんな神保町には、美味しいカレー屋さんが何軒も揃っています。
この中でも、「神保町でしか食べられないので、来たら必ず食べるべし！」という店舗に絞ると、以下の2店舗しかありません。（かの有名な「ボンディ」は田町でもお店を出しており、除外されています）
- 共栄堂
- まんてん
共栄堂は神保町でも最古と言われるカレー屋さんで、独特の苦みを持つ「スマトラカレー」を出しているお店として知られています。こちらはおいおい紹介するとして、今回はまんてんを紹介したいと思います。
神保町駅A5出口から比較的すぐの立地にあるカレー屋さんです
お店の前のショーケースです。すでにおいしそう。値段もかなり良心的です。
店内に入ると、最初にスプーンの入った水と、食後用のコーヒー（冷たいエスプレッソ）が出されます。このコーヒーがカレーを食べた後だとまた美味しいんです。ちなみにスプーンが水に入っているのは両手で出しやすくするためとどこかに書いていました。
今回のメニューは何にしようかな～
いつもは王道のカツカレーを頼むのですが、今回は少し見た目を豪華にしようとカツカレーにウィンナーをトッピングしてみました。ついでに大盛りになりました。（普通・大盛り・ジャンボと3サイズあり、器の違いで判別できます）
ご覧ください、このボリューム！なかなか見た目では分からないですが、下にご飯が相当入ってます。
まんてんのカレー紹介
まずはルーですが、ひき肉が入ったカレールー全開でどっしりしています。シンプルなカレーでそこまで辛くないので、大盛りでもどんどん食べられます。
また、写真をうまく撮れませんでしたが、ここはライスが絶品です。多分カレー抜きでライスで勝負したら、かなり上位に食い込むことは間違いない美味しさです。米の硬さもルーを受け切れるちょうどよい塩梅で、最高だと思ってます。
カツは揚げたてなのでサクサクです。結構衣がしっかりしていてカレーに負けていない存在感があります。
そしてウィンナー。この真っ赤なビジュアルに食欲がわきます。素揚げしてあり、アツアツのままいただけます。これからは常にトッピングしてしまおうかと思ってしまいました。
神保町に来たら、まず「まんてん」に行きましょう。
それくらいオススメのお店です。ぜひ！
まんてん
東京都千代田区神田神保町1-54
都営地下鉄 新宿線・三田線「神保町駅」A5出口より、徒歩4分
東京メトロ 半蔵門線「神保町駅」A5出口より、徒歩4分
地図
口頭・電話・メール、コミュニケーションを行うときに気をつけること
基本です＠swaです。
仕事をする上でコミュニケーションは欠かせません。近年ではLINEを業務に使うケースも出ているようですが、コミュニケーションの手段は大きく3つになると考えます。
- 口頭
- 電話
- メール
これらを使い分ける際に、どのようなことに気をつければ良いか。についてお話します。
メールでコミュニケーションをとる際に注意すること
普段メールを読んで返信するときには下記3つの手順を踏むと考えられます。
- メールのタイトルを読み、メールが必要かどうか判断する
- 本文を読み、どんなことが書いてあるかチェックする
- 書いてあることから、返信すべき内容を考える
この手順を意識して、メールを書くことでコミュニケーションロスを減らすことができます。先日も似た記事を書いていますので、参考にして頂ければ幸いです。
口頭、電話でコミュニケーションをとる際に注意すること
直接会話ができるので、相手の反応を見ながら会話を行うことができます。反面、メールと違い内容を一通り読むという作業ができず、その場での判断が必要になります。口頭、電話の場合には、下記3つの手順で話を行うと良いでしょう。
「相手にどう反応して欲しい内容か」を明確に伝える
「報告があります」「△△△社の件で1点連絡です」などを最初につけるだけで、相手がどのように反応すれば良いのか準備ができ、話を聞いてもらえる体制が整います。
起きている事実、個人的な見解や意見の順番に話す
また、今起こっていることを明確に話すことが非常に大切です。「自分は・・・と思っている」「◆◆◆さんは・・・」という内容も大切ですが、コミュニケーションギャップがあり異なっている可能性もあります。確実なことから話すことで混乱を避けましょう。
事実と意見をどう分けるのか？は、下記サイトが参考になります。
最後に、反応して欲しい問いかけをする
また、最後に反応してもらうために、問いかけをしましょう。「問題ないでしょうか？」くらいの簡単なものでも構いません。
できれば「はい」「いいえ」で答えられるクローズ質問が良いです。
難しい場合にはオープンでももちろん大丈夫です。言いっぱなしで終わると「何がしたかったのか？」と思われてしまします。
最後に：電話でコミュニケーションを行う際は
電話の場合には相手の反応が読み取れないため、話してから次の話に移るタイミングを気持ち多めに取ったり、相手が相槌を打つかどうか確認するなど工夫を行うと良いでしょう。
コミュニケーションは仕事の基本です。
様々な場面で使い分けられるようにしましょう。
2017年にやりたいことを書きます
今週のお題「2017年にやりたいこと」だそうです＠swaです。
はてなブログに今週のお題があるとのことで、ちょこちょこ答えていこうと思います。
2017年にやりたいことは「ほどほどに頑張る」です。
一般的な自動車のハンドルには遊びという概念があります。これはハンドルを切ったときに実際に曲がるまでに少し時間を置くように作る設計上のすきまのことで、即座に方向転換するように作るとかえって人が操縦しにくくなるのを防ぐ効果があります。
何事も詰め込みすぎると、かえって生活に支障が出ることもあります。そのためにほどほどな目標設定をしたいと思います。
ブログ：更新数100→200記事/年、カテゴリー数15を目標に
昨年末から始めたブログ、「生産性向上」というコンセプトで考えながら書いていますが、案外続きそうな気がしてきました。そこでもともとの目標を倍にして試してみたいと思います。これでも2日に1記事ちょっとのペースなので、なんとか続けられるんじゃないかな～と思っています。
また、生産性向上に紐づく、仕事術やグルメだけでなく、色々な話題にも触れられるよう、カテゴリー数も15くらいを目標にしたいと思います。現在で7カテゴリーなので倍くらいを目指します。
運動：腹筋ローラーを週2回は使う
今までSEの時にはほとんど外に出ることはなかったので、現在の仕事になって多少外に出る機会は増えたのは良い傾向なのですが、それでもそこまで動くわけではありません。前の部署ですと30前半になった人たちが軒並みぎっくり腰になったという報告を受けているので油断できないと思い、もう少し運動したいと思います。
以前はジムにも行っていたのですが正直なかなか続かず、お手軽にできる運動として昨年から腹筋ローラーを導入しています。
しかしこれも仕事続きだとなかなか使わないので、今年はもう少し使う機会を増やしたいと思います。この間意気込んで結構やったら2日くらい筋肉痛が取れませんでした・・・まずは週2回くらいで、だんだん頻度を増やしたいと思います。
読書：週1で本屋に通う
本から得られる情報は非常に多いですが、いざ本を読もうとなると読み終わるまでに長い時間がかかり、なかなか時間が取れるものではありません。そこでまずは本屋に通い、どんな内容が書かれているかを確認するだけでも実践してみたいと思います。
最初はビジネス本を読むので近場の紀伊国屋などに行こうかなと思ってます。ついでに歩いて健康にもなれるし、おいしいカレーも食べられるしで一石三鳥です。カレーの記事はこちらで見られます。
食事：ブログで紹介する意識で食べてみる
ここ最近、色々とおいしいお店は回ってきたと思いますが、どれも食べ物の写真が一発撮るだけで、なかなか紹介できる内容に至るまで写真を撮っていないなどと気づくことが結構ありました。今年は「行きたい！」と思えるような記事をたくさん書けるよう意識してお店に行きたいと思っています。
ゲーム：新しいゲームをいくつかプレイする
普段よくゲームをするのですが、今までは結構好きなゲームをずっと続けることが多かったので、今年はもう少し色々なゲームに触れてみようと思います。
昨年はUNDERTALEというゲームをやってみたのですが非常に面白かったです。興味ある人はぜひプレイしてみましょう！
あまり目標を立てすぎると、挫折します。
今年は5個の目標を立てたので、何個達成できるか不安ですが頑張ります。
仕事で情報共有することの必要性について話します
仕事でストレス、溜めたくないですよね＠swaです。
そもそも論2回目です。結局不定期で書くことになりそうです。。1回目は下記の記事を書きました。今回は、共有に関するお話です。
共有を理解するために、連想クイズを考えてみる
例えば「赤いもの」と聞くと、何が思い浮かびますか？考えてみましょう。考えた上で、下に続く文字列をみてください。
- イチゴ
- トマト
- りんご
- パプリカ
- 唐辛子
- マダイ
- 鯉
- いくら
- カニ
- チューリップ
- バラ
- スイートピー
- ダリア（花）
- カエデ（紅葉）
- エルモ
- ムック
- 郵便ポスト
この中にないものを想像した人がいるかもしれませんが、「赤いもの」と聞いただけでこれだけのものが出てくるわけです。仕事では、コミュニケーションで口論になることは少なくないですが、その理由のほとんどは、こうした認識の違いで起こっていると言っても過言ではありません。
極端な話、同じ言葉でも全く違う意味で使われている場合もありますので、こうしたギャップは極力少なくしていくことが大切です。
コミュニケーションのギャップをどのように埋めるのか？
共有できているかを確認するだけで解決します。
例：「『赤いもの』って〜〜〜のことだと思ってるんですが、あってますか？」
難しくありません。ポイントは相手の言っていることと自分の思っていることを比較する点です。Yes/Noで答えられるクローズな質問にすることで会話を発散させずにすみます。こんなことで質問しても構わないんだろうか…と思った方は、以前書いたマクドナルド理論を読み直してみてください。
共有することは生産性向上につながる仕事術
先ほどはギャップを埋める目的でシェアを行いましたが、他にも共有することでの効果はあります。例えば、パソコンのある作業をするのに、Aさんが8時間かかっていた内容を、Bさんは1時間で終わるという状況があったとします。そうすると、
Bさん「Aさん、その作業はこうやればいいんだよ」
とアドバイスするだけで、Bさんの仕事は8倍早くなるわけです。このように、共有することは生産性向上につながります。
最後に：「パクる」は能動的な共有だった
色々なところで経験のある人を模倣する（パクる）ことが大切という話がされますが、この考え方は共有と近いと考えます。今までは、情報を発信した人が「有用」と考えて、発信される人に向けて共有する話でしたが、パクる場合にはその向きが逆になり、情報が欲しい人が「有用」と考えて、発信した人に取りに行くイメージと考えると分かり易いと思います。
共有されていない事実は、意外に多いです。
「もしや・・・」と思った時には、共有されているかのチェックを怠らないようにしましょう。
